Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

KinderHub este o platformă online pentru grădinițe private, operată de [Denumirea societății] S.R.L., cu sediul în [Adresa sediului social], CUI [CUI], înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. [Nr. Registrul Comerțului] („KinderHub”, „noi”).

Ne poți scrie oricând la contact@kinderhub.ro. Responsabil cu protecția datelor: [Responsabilul cu protecția datelor, dacă este desemnat — nume și email].

2. Rolul nostru: împuternicit al grădinițelor

Pentru datele introduse în platformă de o grădiniță — despre copii, părinți, persoanele autorizate să ridice copiii și personal — grădinița este operatorul de date, iar KinderHub este persoana împuternicită (art. 4 pct. 7–8 și art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679, „GDPR”). Prelucrăm aceste date numai pe baza instrucțiunilor grădiniței, conform Acordului de prelucrare a datelor, și nu le folosim în scopuri proprii.

Dacă ești părinte sau angajat al unei grădinițe, grădinița îți poate oferi informații complete despre scopurile prelucrării și este primul destinatar al cererilor tale. Te vom ajuta și noi, transmițând cererea grădiniței.

KinderHub este operator de date doar pentru:

• datele contului de client al grădiniței (persoana de contact, facturarea abonamentului, corespondența cu noi);
• datele tehnice necesare securității platformei (jurnale de acces, prevenirea abuzurilor);
• mesajele pe care ni le trimiți direct, de exemplu la adresa de contact.

3. Ce date prelucrăm

Copii

• identificare: nume, data nașterii, grupa, fotografia de profil, codul QR pentru prezență;
• prezență: orele de sosire și plecare, metoda (QR, manual, telefonul părintelui), cine a ridicat copilul, absențele;
• la check-in-ul cu locație: doar distanța față de grădiniță, calculată în momentul check-in-ului — nu păstrăm coordonatele telefonului;
• jurnalul zilnic: activități, masă, somn, dispoziție, observațiile educatorului, fotografii;
• observații de portofoliu pe domenii de dezvoltare și rapoartele descriptive de evaluare;
• fotografii din galerie în care apare copilul, cu acordurile părinților pentru fotografii și pentru AI;
• date privind facturarea: planul de taxe, reducerile, serviciile extra, facturile și plățile.

Date privind sănătatea (categorie specială, art. 9 GDPR)

Alergii și alergeni, observații medicale, triajul de dimineață (inclusiv temperatura), planuri de medicație și administrările lor, incidente, documente medicale (de exemplu aviz epidemiologic, adeverințe, vaccinări) și motivul „boală” al unei absențe. Aceste date sunt vizibile doar personalului grădiniței și părinților copilului.

Părinți, tutori și persoane autorizate

• nume, email, telefon, relația cu copilul, fotografia de profil;
• pentru persoanele autorizate să ridice copilul: nume, telefon, seria actului de identitate, eventual o fotografie;
• mesaje, confirmări la evenimente, voturi în sondaje, acordurile date, datele de pe facturi și plăți.

Personalul grădiniței

Nume, email, telefon, rol, grupele coordonate și acțiunile efectuate în platformă (jurnal de audit).

Cereri de înscriere

Datele trimise prin formularul public al grădiniței: numele și data nașterii copilului, numele părintelui, email, telefon, programul și data de începere dorite, mesajul.

Date tehnice

Adresa IP și tipul de browser asociate sesiunii, jurnalele serverului, abonamentele la notificări (identificatorul dispozitivului pentru notificări) și cookie-ul de autentificare.

4. Scopuri și temeiuri legale

Pentru datele prelucrate în numele grădiniței, scopurile și temeiurile legale sunt stabilite de grădiniță — de regulă: executarea contractului educațional (art. 6 alin. 1 lit. b), obligații legale (lit. c), interesul legitim (lit. f) și consimțământul părinților pentru fotografii, pentru folosirea AI și pentru alte activități opționale (lit. a). Pentru datele privind sănătatea, grădinița identifică o condiție din art. 9 alin. (2) GDPR [de completat de grădiniță, de ex. consimțământ explicit sau obligații legale specifice].

Pentru datele pentru care suntem operator:

• furnizarea serviciului și administrarea contului — executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b);
• facturarea abonamentului și evidența contabilă — obligație legală (lit. c);
• securitatea platformei, prevenirea fraudei și a abuzurilor — interes legitim (lit. f);
• mesaje despre serviciu (de exemplu expirarea abonamentului) — executarea contractului.

Nu vindem date, nu afișăm reclame și nu folosim datele pentru profilare în scop de marketing.

5. Funcțiile de inteligență artificială

Funcțiile AI (jurnalul zilnic, planul de activități, ciornele pentru rapoartele de evaluare) sunt opționale și sunt folosite doar de personalul grădiniței, la cerere. Pentru a genera un text trimitem furnizorului AI doar prenumele copilului și informațiile despre ziua respectivă (activități, masă, somn, dispoziție, notițele educatorului) — fără nume de familie, date de naștere sau date medicale. Recomandăm educatorilor să nu scrie date medicale în notițe.

Furnizorul AI (Anthropic) nu folosește aceste date pentru antrenarea modelelor și le șterge în cel mult 30 de zile. Textul generat este o propunere: educatorul îl verifică și îl poate modifica înainte de a-l publica. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra cuiva (art. 22 GDPR).

6. Împuterniciți secundari

Folosim următorii furnizori (împuterniciți secundari). Grădinița este informată în prealabil despre orice schimbare a acestei liste, conform Acordului de prelucrare a datelor.

Plățile online (Stripe) și facturarea prin SmartBill se activează de grădiniță, cu propriile conturi la acești furnizori; KinderHub transmite datele necesare la instrucțiunea grădiniței. Datele pot fi comunicate autorităților doar când legea ne obligă.

7. Transferuri în afara SEE

Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană. Singurele transferuri în afara Spațiului Economic European sunt cele către furnizorii marcați „SUA” în tabelul de mai sus, pe baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (Decizia (UE) 2021/914) [și/sau a Cadrului UE–SUA privind protecția datelor, dacă este cazul], cu măsurile suplimentare descrise (minimizarea datelor, criptare în tranzit).

8. Cât timp păstrăm datele

• Datele din platformă: cât timp grădinița are cont activ; grădinița poate șterge oricând înregistrările pe care nu mai are temei să le păstreze (de exemplu, copiii care au plecat din grădiniță).
• La încetarea contractului: grădinița primește un export al datelor în [30] de zile, după care datele se șterg definitiv; copiile de siguranță se suprascriu în cel mult 14 zile.
• Cereri de înscriere respinse: recomandăm grădinițelor ștergerea după [12 luni].
• Datele trimise furnizorului AI: cel mult 30 de zile, la furnizor.
• Jurnalul de audit și jurnalele tehnice: [24 de luni], pentru securitate și responsabilitate.
• Datele de facturare ale abonamentului: pe durata impusă de legislația financiar-contabilă.

9. Cum protejăm datele

• conexiune criptată (HTTPS) și parole stocate doar sub formă de hash;
• izolarea datelor între grădinițe și acces pe roluri: părinții văd doar copiii lor, educatorii doar grădinița lor;
• fotografiile și documentele sunt private — se deschid doar prin aplicație, după verificarea permisiunilor; datele EXIF (inclusiv localizarea GPS) sunt eliminate la încărcare;
• cheile integrărilor (Stripe, SmartBill) sunt stocate criptat;
• jurnal de audit pentru acțiunile sensibile (ștergeri, date medicale, facturi, exporturi, schimbări în echipă);
• copii de siguranță zilnice, păstrate 14 zile [și o copie într-o a doua locație din UE];
• accesul personalului KinderHub la date este limitat la suport și mentenanță, pe bază de confidențialitate.

10. Drepturile tale (art. 15–22 GDPR)

În condițiile GDPR, ai următoarele drepturi:

• dreptul de acces la date (art. 15);
• dreptul la rectificare (art. 16);
• dreptul la ștergere — „dreptul de a fi uitat” (art. 17);
• dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18) și la notificarea destinatarilor (art. 19);
• dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
• dreptul la opoziție (art. 21);
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (art. 22);
• dreptul de a-ți retrage oricând consimțământul, fără a afecta prelucrarea anterioară (art. 7 alin. 3).

Pentru datele din platformă, adresează cererea grădiniței (operatorul). Dacă ne scrii nouă, o transmitem grădiniței fără întârziere și o ajutăm să răspundă. Pentru datele pentru care suntem operator, răspundem în cel mult o lună, termen care poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe (art. 12 alin. 3).

11. Cookie-uri și stocare locală

Folosim doar cookie-uri strict necesare: cookie-ul de autentificare, care te menține conectat. Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate. Aplicația păstrează în browser (stocare locală) mici preferințe — de exemplu, că ai închis un mesaj informativ — și, pentru funcționarea ca aplicație pe telefon, o pagină pentru modul offline.

12. Datele copiilor

Copiii nu au conturi în KinderHub. Datele lor sunt introduse și gestionate de grădiniță și sunt vizibile doar personalului grădiniței și părinților sau tutorilor legați de copil. Fotografiile în care apar mai mulți copii sunt verificate față de acordurile părinților înainte de publicarea în galerie.

13. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciul sau legislația. Modificările importante sunt anunțate grădinițelor prin email sau în aplicație, înainte de a intra în vigoare. Versiunea curentă este întotdeauna disponibilă pe această pagină.

14. Contact și plângeri (ANSPDCP)

Pentru orice întrebare despre datele personale: contact@kinderhub.ro.

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):